Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả là một tổ chức sở hữu bộ máy vận hành trơn tru cả về năng lực nhân viên và hoạt động tổng thể. Vì thế, kỹ năng tổ chức của người lãnh đạo có tác động lớn đến sự suôn sẻ và thành công của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, CareerBuilder mang đến các mẹo “nâng cấp” kỹ năng tổ chức, giúp mỗi người kiểm soát tốt công việc của mình.

Quản lý thời gian

Thời gian chính là một loại “hàng hóa” cần được sử dụng khôn ngoan. Vì vậy, các nhà lãnh đạo phải học cách để tối ưu hóa cách sử dụng thời gian, truyền thụ các kỹ năng này cho nhân viên, để họ biết cách hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, ưu tiên những trách nhiệm quan trọng và thực hiện các cuộc họp hiệu quả.

‘Nâng cấp’ kỹ năng tổ chức công việc

Tổ chức nguồn lực

Là quản lý, bạn phải giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc: kế hoạch tài chính, nhân sự, chiến lược tăng trưởng… Do đó, trên bàn làm việc hoặc trên máy tính sẽ có nhiều tài liệu, email và ghi chú về các lĩnh vực quản lý khác nhau.

Người quản lý cần tổ chức hợp lý tất cả mục này để có thể lưu trữ và theo dõi, chia sẻ chúng với những người khác khi cần. Cho dù đây là tài liệu bản cứng hay file mềm, việc tạo hệ thống lưu trữ và thiết lập các tùy chọn chia sẻ là điều cần thiết để đảm bảo hiệu suất.

 

Lên kế hoạch trước

Việc tổ chức công việc không chỉ để giải quyết những vấn đề hiện tại mà còn cho cả tương lai. Để đảm bảo khả năng cạnh tranh trên thị trường, người quản lý bắt buộc phải luôn nghĩ về tương lai và chuẩn bị tài chính, nguồn lực, nhân sự và “nguyên liệu” cần thiết để giải quyết các vấn đề hoặc đơn giản là nâng cấp năng lực của nhóm, bộ phận, doanh nghiệp.

Ý tưởng tuyệt vời để luôn ngăn nắp và bao quát là lập danh sách theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ, theo dõi danh sách việc cần làm, nên làm, muốn làm hoặc đơn giản là lời nhắc cuộc gọi hoặc cuộc họp cần thực hiện.

‘Nâng cấp’ kỹ năng tổ chức công việc

Bắt đầu ngày mới sớm hơn

Mỗi người đều có thể bị kiệt sức sau một ngày dài trước đó, nhưng tạo thói quen đến văn phòng sớm có thể giúp bạn tổ chức tốt hơn.

Khi đến cùng lúc với các nhân viên của mình, đa số sẽ thường bị cuốn theo những yêu cầu, vấn đề cần giải quyết ngay cũng như các cuộc nói chuyện phiếm xung quanh văn phòng.

Ngược lại, khi là người đầu tiên đến nơi, bạn có không gian và thời gian lên kế hoạch trước và đầu tư thời gian cho những đầu việc ưu tiên, để bạn cũng như cả bộ phận dưới quyền có một ngày hiệu quả.

(Nguồn: CareerBuilder)