Sử dụng máy tính có chủ ý

Đầu tiên, bắt đầu với thứ đơn giản, đó là sắp xếp lại máy tính để sử dụng theo cách có chủ đích. Mục tiêu khi làm việc này là loại bỏ tất cả những thứ bị trùng lặp hoặc không còn giá trị nữa.

Học cách làm chủ ‘đời sống số’
 (Nguồn hình: Freepik)

Bạn nên dọn dẹp tất cả tập tin (file) ra khỏi màn hình chính của máy tính. Thay vào đó, hãy dùng chức năng Spotlight (trên Macbook) hoặc Start hay Run (trên hệ điều hành Window) để mở tập tin mong muốn mỗi khi cần.

Tiếp đến, hãy dùng hình nền “sạch”. Nghe có vẻ không quan trọng nhưng hình nền máy tính sẽ tác động đến hiệu suất làm việc của người dùng. Chọn những bức ảnh không khiến bạn phân tâm, điều này có thể giúp bạn tập trung hơn trong khi làm việc.

Cuối cùng, hãy rà soát lại máy tính và gỡ cài đặt những chương trình hoặc phần mềm đã lâu không dùng đến. Sau khi đã dọn dẹp chương trình không cần dùng, bạn cần kiểm tra các thông báo cập nhật hoặc nâng cấp phiên bản mới nhất. Ngoài ra, làm việc ở full-screen mode (chế độ toàn màn hình) cũng là cách lý tưởng để tránh xao nhãng.

Đơn giản hoá các tập tin

Đây là lúc bạn nên học cách xử lý những thứ khó khăn hơn một chút: các tập tin. Khi dung lượng ổ cứng máy tính ngày càng lớn hơn, chúng ta có xu hướng tích trữ nhiều loại “rác kỹ thuật số”. Theo thời gian, bạn sẽ gặp phải khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu cần thiết. Điều này có thể được khắc phục bằng cách xử lý các tập tin.

Trước tiên hãy xoá hết tất cả những gì bạn không cần. Sau đó, phân loại tập tin thành 2 nhóm: sử dụng thường xuyên và ít cần đến, tải hết các hình ảnh và tài liệu công việc cũ ít dùng lên Cloud (công nghệ lưu trữ đám mây). Và để khiến cho việc tìm kiếm nội dung trở nên dễ dàng hơn, hãy chọn tên dễ nhớ để đặt cho các thư mục và tập tin, việc này giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi tìm kiếm tập tin.

Ngoài ra, hãy giữ trạng thái “gọn gàng”. Điều này có nghĩa là vào cuối mỗi ngày làm việc, bạn cần đóng hết trình duyệt, chương trình; xoá hoặc di chuyển các tập tin tải về, dọn sạch thùng rác và tắt máy tính. Cách làm này sẽ khiến bạn bắt đầu ngày làm việc mới một cách hiệu quả hơn.

Và cũng cần nhớ rằng bạn chỉ cần quyền truy cập, không cần sở hữu. Việc lưu giữ đầy đủ mọi tài nguyên liên quan đến công việc có thể gây áp lực. Thay vì vậy, hãy tận dụng những quy tắc của công ty cùng sự phát triển của công nghệ bằng cách truy cập dữ liệu trên đám mây hoặc tài liệu chia sẻ.

Thoát khỏi “địa ngục” email

Hãy cân nhắc rằng email là nhiệm vụ cần được dành thời gian trong lịch làm việc của bạn, nhưng chỉ nên kiểm tra email 2 lần mỗi ngày vào lúc sáng sớm và chiều muộn.

Để sử dụng email một cách hiệu quả, dưới đây là một số gợi ý cho người dùng:

Tắt thông báo: Nếu đã không cần phải kiểm tra email liên tục thì cũng không cần để thông báo làm phiền.

 

Không gửi email trước 11 giờ sáng: Hãy dành lúc sáng sớm để thực hiện các công việc quan trọng để đáp ứng các mục tiêu quan trọng.

Có hạn mức: Một chu kỳ Pomodoro (khoảng 25 phút) mỗi buổi là quá đủ để kiểm tra email.

Đóng email: Nếu bạn đã xử lý xong, hãy tắt email đó đi. Xa tầm mắt, đầu óc không nghĩ ngợi.

Huỷ đăng ký (Unsubscribe) khỏi những quảng cáo không cần thiết: chẳng hạn như bản tin tuần, email quảng cáo không liên quan, điều này sẽ giúp giảm lượng thư rác.

Gửi ít email hơn: Không phải mỗi email đều cần phải trả lời, đặc biệt là khi nó chỉ nhằm mục đích cảm ơn.

Trình bày súc tích: Đừng viết 10 câu khi chỉ cần 2 là đủ. Hãy thử tập thói quen trả lời email trong khoảng 3 câu hoặc ngắn hơn.

Trả lời bằng sự khẳng định: Đừng trả lời câu hỏi bằng một câu hỏi khác. Ví dụ như khi được hỏi “Chúng ta nên họp lúc mấy giờ?”, hãy mạnh dạn nói “10 giờ sáng”.

Liên hệ trực tiếp: Nếu phải mất đến hơn 10 phút để viết xong email trả lời, hãy đi đến gặp đồng nghiệp hoặc chờ cho đến khi họ có khoảng nghỉ và trao đổi cụ thể. Các giao tiếp cá nhân sẽ hiệu quả vượt hẳn mọi email.

Tránh “bẫy” cám dỗ từ website

Đã đến lúc chúng ta đối diện với trở ngại lớn nhất, Internet là một không gian tuyệt vời nhưng lại lộn xộn. Nếu sử dụng không khéo, bạn sẽ tự khiến mình lúng túng và tiêu tốn nhiều thời gian.

Học cách làm chủ ‘đời sống số’
 (Nguồn hình: Freepik)

Để sống tối giản trên môi trường Internet, bạn nên sử dụng những ứng dụng như Time Tracker để biết mình đã tiêu tốn nhiều thời gian nhất vào website nào. Hiểu được “thủ phạm” gây lãng phí thời gian là bước thứ nhất. Tiếp đến, bỏ theo dõi (Unfollow) và huỷ kết bạn (Unfriend) nếu những trang này không thuộc mối quan tâm, không khiến bạn vui vẻ hoặc không phải thông tin quan trọng. Hãy loại bớt những người không tạo ra các giá trị tích cực cho cuộc sống.

Bên cạnh đó, bạn nên cân nhắc xoá bớt tài khoản mạng xã hội. Không có lý do gì mà bạn phải sử dụng hết mọi nền tảng từng biết đến. Chỉ nên giữ lại 1 hoặc 2 nền tảng bạn yêu thích nhất. Cũng đừng nên đánh dấu trang (Bookmark) nhiều, việc bạn phải tự tay gõ địa khi muốn vào các trang tin tức hay giải trí. sẽ giúp giảm bớt số lần bạn “đi lang thang”, xao nhãng.

Cuối cùng, hãy chặn các trang web thuộc “blacklist” không cần thiết cho công việc. Nếu bạn đang sử dụng Macbook hãy chọn SelfControl; Window là Cold Turkey; Chrome là Stayfocusd; và FireFox là LeechBlock để thao tác chặn website.

Sau tất cả, bạn nên nhắn nhủ với chính mình: tối giản kỹ thuật số không phải là chuyện chúng ta có thể làm được ngay và chỉ làm một lần, hãy liên tục thanh lọc những thứ không có giá trị cho cuộc đời. Trên hết, cần nhớ rằng, bạn là một con người, không phải một sản phẩm.

(Nguồn: CareerBuilder)