“Làm một nửa công việc cho họ”

Hãy chủ động tạo điều kiện để đối phương dễ dàng và nhanh chóng đưa ra câu trả lời cho mình.

Alison Green, tác giả của trang blog Ask a Manager, đã viết trên Quick Base rằng bạn nên giúp đỡ để người đó dễ dàng phản hồi bạn. Một số người không trả lời các yêu cầu vì việc này có vẻ tốn thời gian và họ dự định sẽ thực hiện sau, nhưng rồi sau đó họ thường quên luôn yêu cầu của bạn.

Để giúp mọi người chịu đọc email của bạn ngay cả khi họ bận rộn, bạn nên tóm tắt hết toàn bộ nội dung chính vào tiêu đề và giữ cho nội dung súc tích thay vì bắt họ phải “lội” qua các đoạn văn dày đặc. Khi chia sẻ thông tin hay nêu yêu cầu hãy thử sử dụng các câu ngắn, đoạn văn nhỏ và tiêu đề lớn để tạo bố cục cho người đọc dễ khái quát thông tin.

Để giúp đồng nghiệp dễ dàng và nhanh chóng đưa ra phản hồi, bạn hãy nói rõ luôn đề xuất của bạn hoặc đưa ra các phương án lựa chọn. Hỏi họ “cách làm này có ổn với bạn không?” thay vì để ngỏ “chúng ta nên làm gì với trường hợp này”.

Hoặc, thay vì soạn chung một email hướng dẫn nhiều phần cùng lúc cho vài bộ phận, bạn có thể biến email dài đó thành hai hoặc ba email ngắn và được gửi riêng cho từng nhóm có liên quan khác nhau. Bằng cách này, người nhận hiểu rằng nếu họ nhận được email từ bạn, thì email sẽ chỉ chứa thông tin liên quan đến vị trí của họ, điều này sẽ khiến họ có nhiều khả năng đọc nó hơn.

Nêu rõ việc cần làm, quy trình và thời hạn

Bạn có thể tạo ra bối cảnh để họ phải thực hiện các động tác góp phần giúp công việc tiến triển.

Ashley Cobert, một chuyên gia PR, viết trên tờ The Muse rằng bạn nên đưa ra thời hạn giao việc để họ tự sắp xếp việc xử lý khủng hoảng “deadline”. Để ngăn tình trạng email hoặc tin nhắn của mình bị dồn vào thư mục rác, bạn đặt câu hỏi hoặc đưa ra các mục hành động và xác định mốc thời gian cụ thể bạn có được phản hồi hoặc kết quả công việc.

Chắc chắn bạn sẽ thành công khi nêu rõ việc cần làm, quy trình và thời hạn, bởi không ai muốn bị nói rằng họ làm lỡ một công việc đã được lên kế hoạch và phân công cụ thể. Ví dụ, bạn hãy nói: “Anh vui lòng phản hồi lại cho tôi vào thứ Sáu! Vào thời điểm đó, tôi sẽ cập nhật và gửi tài liệu này cho cấp trên xem xét và ký duyệt”. Đó là một cách hay để bạn ám chỉ về các diễn biến tiếp theo, kết quả và hậu quả. Nếu bạn không làm được như vậy, bạn đã mất tiếng nói trong công việc của mình.

Đề ra phương án hành động nếu họ không phản hồi

Cách này sẽ không áp dụng được trong mọi tình huống, tuy nhiên nó vẫn rất nên tham khảo.

 

Đơn giản nhất, bạn có thể nhẹ nhàng, lịch sự làm rõ đại ý rằng: Nếu tôi không nhận được thêm phản hồi nào từ bạn vào thứ Ba tuần tới, tôi sẽ theo các thông tin này để lên kế hoạch đề xuất cho khách hàng, rồi sau đó sẽ tiếp tục quy trình (hoặc trình hợp đồng cho sếp ký, hoặc đặt đơn hàng, làm phiếu xuất kho, hoặc bất cứ điều gì có ý nghĩa trong bối cảnh).

Cách để làm việc hiệu quả với đồng nghiệp ‘hờ hững’
(Nguồn hình: Freepik) 

Chìa khóa để làm điều này là sự hợp lý. Bạn cần đưa ra được một phương án hành động hợp lý gồm cả hợp thức và hợp lệ so với quy định của công ty mà bạn được phép thực hiện. Và phải cung cấp khoảng thời gian hợp lý để người đó trả lời.

Ví dụ: nếu tôi không nhận được hồi âm trong vòng một giờ thì hoàn toàn không hợp lý trừ khi nó là trường hợp khẩn cấp. Thông thường, bạn cần phải dành cho đối phương ít nhất một vài ngày khi sử dụng chiến thuật này để người đó thực sự có thời gian để nói. Hãy chờ đợi và đừng làm điều gì sai với tuyên bố đó.

Trao đổi trực tiếp

Rất may là chúng ta vẫn luôn có cơ hội để tiếp cận với đồng nghiệp. Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn trong việc nhận phản hồi từ ai đó, đã đến lúc bước đến gặp họ trực tiếp chứ không phải qua email và nhờ họ giúp bạn tìm ra cách xử lý rốt ráo tình trạng này.

Sau khi bạn trao đổi một cách thân thiện, điều này tối thiểu cũng đánh động sự chú ý của họ đến vấn đề. Chẳng hạn họ sẽ giải thích rằng hộp thư đến của họ bị quá tải, bạn nên ghé qua gặp họ khi có chuyện quan trọng, bạn có thể đánh dấu quan trọng cho tiêu đề email, họ thường sẽ trả lời email nhanh hơn vào buổi sáng, hoặc họ nghĩ rằng bạn nên liên hệ một đầu mối khác phù hợp hơn để xử lý công việc nhanh hơn.

Trường hợp tệ nhất là sau mọi nỗ lực, đối phương vẫn không có gì thay đổi hay muốn hợp tác, hãy đưa việc này lên cho cấp trên của họ để được giải quyết.

Thử một phương pháp giao tiếp khác

Nhiều người thường phàn nàn rằng đồng nghiệp không bao giờ trả lời email của họ, nhưng khi được hỏi liệu họ đã thử gọi điện thoại hoặc nói chuyện trực tiếp chưa thì câu trả lời là chưa.

Mặc dù mọi người nên có trách nhiệm trả lời email gửi đến cho họ, nhưng nếu bạn quá cần một câu trả lời từ một đồng nghiệp nào đó, thì hãy chủ động thử một phương thức giao tiếp khác. Nhấc điện thoại lên và xem mình có giải quyết được vấn đề tốt hơn hay không.

(Nguồn: Careerbuilder)